I saker etter helse- og omsorgstjenesteloven er det bare kommunen som kan ta initiativ til å fremme sak. Etter smittevernloven er det kommunelegen eller Helsedirektoratet som kan bringe en sak inn for smittevernnemnda. Fremstillingen her gjelder barnevernsaker.
Dersom foreldrene, barn eller andre privatpersoner med partsrettigheter fremsetter krav som skal behandles av Barneverns- og helsenemnda, skal de henvende seg til barneverntjenesten i kommunen med kravet. Barneverntjenesten skal da raskt, og senest innen tre måneder, sende saken til Barneverns- og helsenemnda. I særlige tilfeller kan fristen forlenges til seks måneder.
I nemnda starter en sak når nemnda mottar sakspapirer fra barneverntjenestens advokat. Disse sakspapirene heter «begjæring om tiltak». Her beskriver barneverntjenesten saken, redegjør for sitt syn og foreslår hvilket vedtak de mener at nemnda bør fatte. Barneverntjenesten skal også nevne de bevis de vil tilby, blant annet hvilke vitner de vil innkalle til forhandlingsmøtet og hvilke dokumenter de vil legge fram for nemnda.
Når nemnda har mottatt barneverntjenestens begjæring, sørger nemnda for at foreldrene og barn med egne partsrettigheter får advokat, om de ikke allerede har det. Advokaten skal deretter, som regel innen 10 dager, sende tilsvar til nemnda. Tilsvar er et dokument hvor advokaten skriver hva den han/hun er advokat for mener om saken og hvilket vedtak de mener nemnda bør fatte. Tilsvaret skal også nevne de bevis som tilbys, blant annet hvilke vitner de vil innkalle til forhandlingsmøtet og hvilke dokumenter de vil legge fram for nemnda.
For barn som ikke har rett til egen advokat, men som er store nok til å ha en mening om saken kan snakke direkte med nemnda. Dersom barnet ønsker det, kan nemnda i stedet oppnevne en talsperson for barnet. Talspersonen snakker med barnet og forteller deretter til nemnda og partene hva barnet mener om saken.
Etter at begjæringen er kommet inn, bestemmer nemnda når det skal være forhandlingsmøte og innkaller partene til dette møtet. Forhandlingsmøter om omsorgsovertakelse varer vanligvis 2-3 dager, men noen møter tar mer tid. Det må settes av nok tid til at partene i saken får anledning til å forklare seg, føre sine egne bevis og stille spørsmål til motpartens vitner gjennom sin advokat. Saken må bli godt nok opplyst til at nemnda kan fatte avgjørelse.
I sak med forhandlingsmøte består nemnda normalt av tre personer: Nemndleder, et fagkyndig medlem og et alminnelig medlem. Nemndlederen er jurist som fyller kravene til dommere. Det fagkyndige medlemmet er psykolog med erfaring fra arbeid med barn, ungdom og familier, lege med videreutdanning innen barne- og ungdomspsykiatri, eller en person med annen relevant utdanning og praksis, for eksempel sosionom eller barnevernspedagog.
Etter at forhandlingsmøtet er ferdig, diskuterer nemndas medlemmer saken og blir enige om hva de skal mene om de forslagene som partene har. Dersom nemndas medlemmer er uenige, er det flertallet som bestemmer. Det nemnda bestemmer skrives i et vedtak. Et nemndsvedtak skal begrunnes på samme måte som en dom. Vedtaket skal være klart så raskt som mulig, og senest innen to uker etter at forhandlingsmøtet er avsluttet. Det blir sendt til partenes advokater.